PRIVACYVERKLARING
REGENERATE OUTDOOR
OCR | Survivalrun | Outdoor Training
Versie 1.0 – 19 Juli 2026
Artikel 1 – Wie zijn wij?
Regenerate Outdoor hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar leden, deelnemers, ouders, verzorgers en websitebezoekers.
Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.
Verwerkingsverantwoordelijke
Regenerate Outdoor
Vestigingsadres: Heihuisweg 2, 6006 ST, Weert
KvK-nummer: 92813771
E-mailadres: Regeneratefitness@outlook.com
Website: www.regenerateoutdoor.nl
Regenerate Outdoor is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar eigen dienstverlening, ledenadministratie en activiteiten.
Regenerate Outdoor Fitness is een afzonderlijke onderneming en valt niet automatisch onder deze privacyverklaring.
Onze trainingslocatie
De OCR- en survivalbaan van Regenerate Outdoor bevindt zich op een terrein dat door Blauwe Meertje Outdoor wordt gehuurd van de betreffende grondeigenaar of terreinexploitant.
Regenerate Outdoor maakt op basis van afzonderlijke afspraken en een jaarlijkse sponsorbijdrage gebruik van deze locatie.
Blauwe Meertje Outdoor heeft niet automatisch toegang tot de persoonsgegevens uit onze ledenadministratie.
Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de diensten waarvan iemand gebruikmaakt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.
Persoons- en contactgegevens
Voor- en achternaam.
Geboortedatum.
Adres en woonplaats.
E-mailadres.
Telefoonnummer.
Contactgegevens van ouders of wettelijk vertegenwoordigers bij minderjarige deelnemers.
Lidmaatschaps- en deelnamegegevens
Gekozen lidmaatschap of abonnement.
Startdatum en eventuele einddatum.
Reserveringen en deelname aan trainingen.
Aanwezigheidsregistraties.
Aangeschafte rittenkaarten, proeflessen en losse trainingen.
Registratie van akkoordverklaringen met de algemene voorwaarden, voor zover deze worden vastgelegd.
Financiële gegevens
Factuurgegevens.
Betaalstatus en betaalhistorie.
IBAN wanneer noodzakelijk voor automatische incasso of terugbetaling.
Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie.
Gezondheids- en veiligheidsgegevens
Wanneer dit noodzakelijk is voor een veilige deelname, kunnen wij beperkte informatie verwerken over blessures, lichamelijke beperkingen of andere omstandigheden die invloed hebben op de uitvoering van trainingen.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze uitsluitend wanneer daarvoor een geldige AVG-grondslag én een wettelijke uitzondering bestaan, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming.
Wij vragen niet meer gezondheidsinformatie dan noodzakelijk en beperken de toegang tot bevoegde personen.
Foto's en video's
Tijdens trainingen, clinics en evenementen kunnen foto's en video's worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar zijn.
Voor het gebruik van herkenbare beelden voor promotionele doeleinden vragen wij afzonderlijke toestemming.
Websitegegevens
Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, browserinformatie en gegevens over websitegebruik.
De daadwerkelijke verwerking is afhankelijk van de gebruikte websitefuncties en cookies.
Artikel 3 – Inschrijven en betalen via Trainin
Regenerate Outdoor maakt gebruik van Trainin voor haar ledenadministratie, online inschrijvingen, reserveringen, lidmaatschappen en betalingen.
Nieuwe leden en deelnemers kunnen zich rechtstreeks inschrijven via de Trainin-shop van Regenerate Outdoor.
Via Trainin kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
Naam en contactgegevens.
Geboortedatum, voor zover noodzakelijk.
Lidmaatschappen en abonnementsgegevens.
Rittenkaarten en aangekochte diensten.
Lesreserveringen en aanwezigheidsgegevens.
Facturen, betalingen en betaalstatus.
Eventuele aanvullende gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.
Deze gegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van overeenkomsten met leden en deelnemers en het beheren van onze administratie.
Regenerate Outdoor is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden.
Trainin kan hierbij optreden als verwerker namens Regenerate Outdoor. Voor zover dit het geval is, maken wij afspraken overeenkomstig de AVG, waaronder een verwerkersovereenkomst.
Voor betalingen kunnen daarnaast externe betaaldienstverleners worden ingezet. Deze verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende betaling en eventuele wettelijke verplichtingen.
Deelnemers kunnen via de beschikbare functies van Trainin hun reserveringen, lidmaatschappen en bepaalde persoonsgegevens beheren.
Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Trainin is te vinden in de privacyverklaring van Trainin:
https://www.trainin.be/privacy
Artikel 4 – Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het inschrijven en registreren van leden en deelnemers.
Het afsluiten en uitvoeren van lidmaatschappen.
Het organiseren van OCR-, survivalrun- en outdoortrainingen.
Het beheren van lesreserveringen en aanwezigheidsregistraties.
Het verwerken van betalingen, facturen en automatische incasso's.
Het versturen van noodzakelijke informatie over lessen, roosters en lidmaatschappen.
Het onderhouden van contact met leden, deelnemers, ouders en verzorgers.
Het bevorderen van de veiligheid tijdens activiteiten.
Het behandelen en registreren van incidenten en klachten.
Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.
Het beveiligen en verbeteren van onze dienstverlening.
Het uitvoeren van marketingactiviteiten wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke verzameling ervan.
Artikel 5 – Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Uitvoering van een overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het afsluiten en uitvoeren van lidmaatschappen, reserveringen en andere overeenkomsten.
Wettelijke verplichting
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van financiële administratie en belastingen.
Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, het behandelen van klachten en het voorkomen van misbruik.
Hierbij wegen wij onze belangen af tegen de rechten en belangen van betrokkenen.
Toestemming
Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf.
Dit kan bijvoorbeeld gelden voor promotionele foto's en video's, bepaalde marketingactiviteiten en de verwerking van gezondheidsgegevens.
Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.
Vitale belangen
In uitzonderlijke noodsituaties kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om de vitale belangen van een persoon te beschermen en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Artikel 6 – Gezondheidsgegevens en veiligheid
OCR en survivalrun zijn fysiek intensieve activiteiten. Daarom besteden wij bijzondere aandacht aan de veiligheid van onze deelnemers.
Deelnemers kunnen vrijwillig relevante informatie verstrekken over blessures of lichamelijke beperkingen die invloed kunnen hebben op hun deelname.
Wij hanteren daarbij de volgende uitgangspunten:
Wij vragen uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.
Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot deze gegevens.
Gezondheidsgegevens worden niet zonder geldige grondslag gedeeld met andere deelnemers of externe partijen.
Wij bewaren gezondheidsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Bij ongevallen kunnen gegevens worden vastgelegd voor incidentregistratie, noodzakelijke hulpverlening, verzekeringskwesties of juridische doeleinden, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 7 – Privacy van minderjarige deelnemers
Regenerate Outdoor biedt ook OCR- en survivaltrainingen aan minderjarige deelnemers.
Wij houden bij de verwerking van persoonsgegevens van kinderen rekening met hun leeftijd en de bijzondere bescherming die zij onder de privacywetgeving genieten.
Voor inschrijvingen wordt, waar vereist, toestemming of vertegenwoordiging door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger geregeld.
Wanneer toestemming de grondslag is voor een verwerking, houden wij rekening met de toepasselijke wettelijke toestemmingsregels voor minderjarigen.
Voor het promotioneel publiceren van herkenbare foto's en video's van minderjarigen vragen wij passende toestemming, rekening houdend met de leeftijd en belangen van het kind.
Wij gebruiken persoonsgegevens van minderjarigen niet voor onnodige marketing of profilering.
Artikel 8 – Foto's en video's
Tijdens trainingen, activiteiten en evenementen kunnen foto's en video's worden gemaakt.
Deze kunnen, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, worden gebruikt voor:
De website van Regenerate Outdoor.
Sociale media.
Promotiemateriaal.
Nieuwsberichten en activiteitenverslagen.
Andere vooraf duidelijk omschreven communicatiedoeleinden.
Voor herkenbaar promotioneel gebruik vragen wij afzonderlijke toestemming.
Het weigeren van toestemming heeft geen gevolgen voor deelname aan reguliere trainingen.
Toestemming kan worden ingetrokken door contact met ons op te nemen.
Na intrekking beëindigen wij het verdere gebruik en verwijderen wij beelden waar dit redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.
Beelden die eerder door derden zijn opgeslagen of verspreid, kunnen niet altijd volledig worden teruggehaald.
Artikel 9 – Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen, waaronder:
Trainin, voor ledenadministratie, reserveringen en abonnementen.
Banken en betaaldienstverleners.
Boekhoudkundige en administratieve dienstverleners.
Hosting- en IT-leveranciers.
E-mail- en communicatiediensten.
Verzekeraars en juridische adviseurs wanneer noodzakelijk en wettelijk toegestaan.
Bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.
Blauwe Meertje Outdoor
Blauwe Meertje Outdoor huurt het terrein waarop onze OCR- en survivalbaan is gevestigd.
Blauwe Meertje Outdoor heeft niet automatisch toegang tot onze ledenadministratie of andere persoonsgegevens.
Wanneer het noodzakelijk is persoonsgegevens met Blauwe Meertje Outdoor te delen, gebeurt dit uitsluitend voor een specifiek doel en op basis van een geldige wettelijke grondslag.
Regenerate Outdoor Fitness
Regenerate Outdoor Fitness is een afzonderlijke onderneming.
Persoonsgegevens worden niet automatisch tussen beide ondernemingen uitgewisseld.
Eventuele gegevensuitwisseling vindt uitsluitend plaats wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en betrokkenen hierover op de juiste wijze zijn geïnformeerd.
Artikel 10 – Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
Wij hanteren de volgende uitgangspunten:
Gegevens Bewaartermijn
Lidmaatschaps- en contactgegevens Gedurende het lidmaatschap en daarna zolang noodzakelijk voor administratie en eventuele juridische verplichtingen
Facturen en fiscale administratie In beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht
Reserveringen en aanwezigheidsregistraties Niet langer dan noodzakelijk voor planning, administratie en eventuele geschillen
Gezondheidsgegevens Zo kort mogelijk, afhankelijk van het doel en de wettelijke grondslag
Incidentregistraties Zolang noodzakelijk voor veiligheids-, verzekerings- of juridische doeleinden
Marketingtoestemming Zolang noodzakelijk om de toestemming en eventuele intrekking aan te kunnen tonen
Foto's en video's Zolang een geldige grondslag bestaat en het gebruik noodzakelijk is voor het aangegeven doel
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
Artikel 11 – Beveiliging van persoonsgegevens
Regenerate Outdoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde openbaarmaking.
Afhankelijk van de gebruikte systemen en risico's kunnen deze maatregelen bestaan uit:
Beveiligde toegang tot administratieve systemen.
Beperking van toegangsrechten.
Sterke wachtwoorden en waar mogelijk meervoudige verificatie.
Beveiligde gegevensoverdracht.
Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Passende afspraken met externe dienstverleners.
Bij een mogelijk datalek beoordelen wij de risico's en nemen wij de maatregelen die de AVG voorschrijft.
Wanneer wettelijk vereist, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.
Artikel 12 – Cookies en websitegebruik
Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.
Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken.
Voor analytische en marketingcookies beoordelen wij of toestemming vereist is.
Wanneer wettelijk verplicht, plaatsen wij dergelijke cookies uitsluitend nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.
Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren beheren via de beschikbare instellingen op onze website.
In onze cookieverklaring of cookie-instellingen verstrekken wij informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, hun doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen.
Artikel 13 – Nieuwsbrieven en marketing
Wij kunnen leden en deelnemers berichten sturen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun lidmaatschap of deelname.
Hieronder vallen onder andere roosterwijzigingen, betalingsinformatie en veiligheidsmededelingen.
Commerciële nieuwsbrieven en andere marketingberichten worden uitsluitend verzonden wanneer dit op grond van de toepasselijke wetgeving is toegestaan.
Wanneer toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.
Iedere ontvanger kan zich eenvoudig afmelden voor commerciële e-mailberichten.
Afmelding voor marketing heeft geen gevolgen voor noodzakelijke communicatie over een actief lidmaatschap.
Artikel 14 – Doorgifte van gegevens buiten de EER
Wanneer wij gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke basis bestaat.
Waar vereist maken wij gebruik van passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
Artikel 15 – Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft, voor zover de AVG daarin voorziet, het recht om:
Inzage te vragen in de eigen persoonsgegevens.
Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
Persoonsgegevens te laten verwijderen.
De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.
Eerder gegeven toestemming in te trekken.
Niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, behoudens wettelijke uitzonderingen.
Verzoeken kunnen worden ingediend via het contactadres van Regenerate Outdoor.
Wij reageren in beginsel binnen één maand.
In complexe gevallen kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.
Wanneer noodzakelijk kunnen wij aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.
Artikel 16 – Klachten over privacy
Wanneer iemand vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met Regenerate Outdoor.
Wij streven ernaar klachten zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te behandelen.
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Artikel 17 – Wijzigingen in deze privacyverklaring
Regenerate Outdoor kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.
Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dit wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is.
Artikel 18 – Contactgegevens
Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen met:
Regenerate Outdoor
Juridische bedrijfsnaam: [invullen]
Vestigingsadres: [invullen]
KvK-nummer: [invullen]
E-mailadres: [invullen]
Website: [invullen]
REGENERATE OUTDOOR
OCR | Survivalrun | Outdoor Training